Controlling für Agenturen: Strategien und Tipps

Unternehmen stehen vor verschiedenen Herausforderungen im Finanzbereich. Für Agenturen sind solide finanzielle Mittel und ein etabliertes Markenmodell keine Garantie für einen reibungslosen Betrieb. 

Trotz ihrer Stärken sehen sich die Agenturen häufig mit Herausforderungen im Bereich des Finanzmanagements konfrontiert, z. B. verspätete Zahlungen von Kunden, gebundene Barmittel, Schwierigkeiten bei der Verfolgung der Projektrentabilität und der Verwaltung begrenzter Budgets.

Mit dem Wachstum der Agentur nehmen auch die Komplexitäten zu, was die finanzielle Kontrolle umso wichtiger macht. Bevor wir jedoch auf die Tipps und Strategien eingehen, sollten wir zunächst verstehen, was Controlling ist.

Finanzielles Controlling für Agenturen – Die Aufgliederung 

Das Controlling für Agenturen umfasst die Verwaltung von Finanzressourcen und Operationen. Zu den Herausforderungen gehören ein schwankender Cashflow, Vorauszahlungen, die Verfolgung mehrerer Kunden und Projekte sowie die dezentrale Planung durch Projektmanager, die nicht aus dem Finanzbereich kommen.

Die Aufgaben des Controllers unterscheiden sich von Unternehmen zu Unternehmen aufgrund der Größe, der Art des Geschäfts und des Betriebsmodells. So verlangen kleinere Unternehmen vom Controller mehr Vielseitigkeit, während größere Unternehmen diese Aufgaben auf andere Mitarbeiter verteilen.

Das Finanzcontrolling für deine Agentur ist entscheidend für die Aufrechterhaltung des Cashflows, der betrieblichen Effizienz und der Rentabilität. Controller sind ein entscheidendes Bindeglied, das die Finanzabteilung mit dem gesamten Unternehmen verbindet und nicht nur mit der eigenen Abteilung. Das bedeutet, dass Controller wirksame Finanzkontrollrichtlinien und -verfahren einführen müssen, um die Zuweisung und Verwendung von Finanzmitteln zu überwachen.

Nachdem wir nun die Bedeutung des Finanzcontrollings für deine Agentur untersucht haben, wollen wir uns nun einige Tipps und Strategien zur Verbesserung der Verwaltungspraktiken deiner Agentur ansehen.

Strategien für die Finanzkontrolle in deiner Agentur

Agenturen, die diese praktischen Strategien anwenden, sind bei der Erreichung ihrer Geschäftsziele einen Schritt voraus:

1. Implementiere ein Budgetierungssystem, das auf deine strategischen Ziele ausgerichtet ist: Ein Budget dient als Fahrplan, der die erwarteten Einnahmen und Ausgaben umreißt und bei der Ressourcenzuweisung, der Leistungsverfolgung und der Ermittlung von Abweichungen hilft. Stelle sicher, dass dein Budget sowohl realistisch als auch flexibel ist und die Prioritäten und Chancen deiner Agentur widerspiegelt.
2. Automatisiere und optimiere die Finanzprozesse und die Berichterstattung: Dadurch werden Fehler, Verzögerungen und Ineffizienzen, die mit manuellen oder papierbasierten Systemen verbunden sind, minimiert. Man sollte digitale Technologien und Tools nutzen, um die Rechnungsstellung, Quittungen, Kontoauszüge und Berichterstattung zu automatisieren und so Zeit und Ressourcen zu sparen.
3. Überwache und steuere den Cashflow und das Working Capital, um die Liquidität zu erhalten und Wachstumsinitiativen zu unterstützen: Der Cashflow ist die Bewegung von Geld in und aus deiner Agentur. Es ist wichtig, zwischen der Cashflow-Ansicht und der Gewinn- und Verlust-Ansicht zu unterscheiden, da sie für die einzelnen Agenturen sehr unterschiedlich ausfallen und daher schwer zu kontrollieren sind. Das Working Capital ist die Differenz zwischen dem Umlaufvermögen und den Verbindlichkeiten. Nicht alle Finanzmittel auf dem Bankkonto gehören dir, weil du möglicherweise Einnahmen erzielt hast, für die noch keine Zahlungen eingegangen sind.
4. Verfolge die Einnahmen: Es ist wichtig zu verstehen, wie viel von einem Projekt bereits abgeschlossen und verdient wurde, auch wenn noch keine Zahlungen eingegangen sind. Dies hilft bei der Verwaltung des Cashflows und der Gewährleistung einer genauen Finanzberichterstattung.
5. Führe interne Kontrollen und Richtlinien ein, die auf die Größe, die Komplexität und das Risikoprofil deiner Agentur zugeschnitten sind: Diese Kontrollen und Richtlinien schützen vor Betrug, Diebstahl, Fehlern und Unregelmäßigkeiten. Die Schulung des Personals spielt dabei eine entscheidende Rolle für die Einhaltung und das Verständnis der Richtlinien.
6. Überprüfe und analysiere deine finanzielle Leistungsfähigkeit und die Ergebnisse: Dies hilft bei der Bewertung von Fortschritten, der Ermittlung von Stärken und Schwächen und bei der Entscheidungsfindung. Verwende Finanzberichte, Kennzahlen, Benchmarks und Indikatoren, um die Leistung zu messen und die Ergebnisse mit den Zielen zu vergleichen. In diesem Artikel wird ausführlich erläutert, wie wichtig die Analyse der finanziellen Leistung einer Agentur ist.
7. Vergleiche deine finanziellen Leistungen und Ergebnisse mit Branchenstandards, um Verbesserungsmöglichkeiten und bewährte Verfahren zu ermitteln: Benchmarking misst und vergleicht deine Leistung und Ergebnisse mit denen anderer ähnlicher Organisationen oder mit Branchenstandards.
8. Nimm bei Bedarf externe Beratung in Anspruch, um finanzielle Herausforderungen zu bewältigen und Chancen zu nutzen: Oft verbessert die Inanspruchnahme externer Unterstützung die Finanzkontrolle bei der Agentur. Die Beratung durch Buchhaltungs- und Wirtschaftsprüfungsexperten kann wertvolle Erkenntnisse liefern.

Hinweis: Die besten Finanzkontrollstrategien zielen darauf ab, Rechenschaftspflicht, Compliance, Transparenz und Risikomanagement zu gewährleisten. Diese Strategien werden ständig weiterentwickelt, um mit den Veränderungen in der Wirtschaft und am Arbeitsplatz Schritt zu halten.

Erste Schritte mit NumberSquare

Wenn es um die Umsetzung geht, kann der Einsatz des richtigen Tools die Finanzstrategien erheblich verbessern. Mit maßgeschneiderten Lösungen und fachkundiger Anleitung stattet NumberSquare Agenturen, CFOs und CEOs mit den Werkzeugen aus, die sie benötigen, um sich in komplexen Finanzfragen sicher zu bewegen.

Durch die nahtlose Integration in bestehende Strategien optimieren wir finanzielle Transparenz, Ressourcenallokation, Finanzplanung und strategische Entscheidungsfindung.

NumberSquare steht bereit, deine finanziellen Ziele zu unterstützen, die Einhaltung von Richtlinien durchzusetzen und dir dabei zu helfen, deine finanziellen Ressourcen mit voller Kontrolle über alle Geschäftsausgaben zu investieren.

Häufig gestellte Fragen

Was ist der Unterschied zwischen Buchhaltung und Controlling?

Die Buchhaltung konzentriert sich in erster Linie auf die Erfassung, Klassifizierung und Zusammenfassung von Finanztransaktionen zur Erstellung von Jahresabschlüssen und Berichten.

Controlling umfasst die Analyse, Planung und Steuerung der finanziellen Leistungsfähigkeit, um Ressourcen zu optimieren, Risiken zu minimieren und strategische Ziele zu erreichen.

Für Agenturen, die ihr Finanzmanagement verbessern möchten, bietet NumberSquare maßgeschneiderte Lösungen, die Controlling-Funktionen nahtlos integrieren und so einen ganzheitlichen Ansatz für das Finanzmanagement gewährleisten.

Wie können Agenturen eine kontinuierliche Verbesserung ihres Finanzcontrollings sicherstellen?

Um das Controlling kontinuierlich zu verbessern, müssen die Agenturen Innovation und Zusammenarbeit schätzen. Dies bedeutet eine häufige Evaluierung von Prozessen, das Einholen von Feedback von Interessenvertretern und die Einführung neuer Technologien zur Effizienzsteigerung. 

Fazit

In diesem Artikel haben wir Tipps und Strategien besprochen, die zur Verbesserung des Finanzmanagements deiner Agentur beitragen können. Probiere verschiedene Strategien aus, um herauszufinden, welche am besten zu deinen Zielen passen.