Businesses face different challenges with their finances. For agencies, having solid financial resources and an established branding model does not guarantee smooth operations.
Trotz ihrer Stärken sehen sich die Agenturen häufig mit Herausforderungen im Bereich des Finanzmanagements konfrontiert, z. B. verspätete Zahlungen von Kunden, gebundene Barmittel, Schwierigkeiten bei der Verfolgung der Projektrentabilität und der Verwaltung begrenzter Budgets.
As an agency expands, so do the complexities, making financial control a lot more important. But before we get into the tips and strategies, let’s first understand what controlling is.
Finanzielles Controlling für Agenturen – Die Aufgliederung
Controlling for agencies involves managing financial resources and operations. Challenges include volatile cash flow, prepayments, tracking multiple customers and projects and decentralised planning by non-finance project managers.
The functions of controllers unterscheiden sich von Unternehmen zu Unternehmen aufgrund der Größe, der Art des Geschäfts und des Betriebsmodells. So verlangen kleinere Unternehmen vom Controller mehr Vielseitigkeit, während größere Unternehmen diese Aufgaben auf andere Mitarbeiter verteilen.
Das Finanzcontrolling für deine Agentur ist entscheidend für die Aufrechterhaltung des Cashflows, der betrieblichen Effizienz und der Rentabilität. Controller sind ein entscheidendes Bindeglied, das die Finanzabteilung mit dem gesamten Unternehmen verbindet und nicht nur mit der eigenen Abteilung. Das bedeutet, dass Controller wirksame Finanzkontrollrichtlinien und -verfahren einführen müssen, um die Zuweisung und Verwendung von Finanzmitteln zu überwachen.
Now that we’ve explored the importance of financial controlling for your agency, let’s look at some tips and strategies to improve your agency’s management practices.
Strategien für die Finanzkontrolle in deiner Agentur
Agencies that adopt these practical strategies are steps ahead in achieving their business goals:
- Implement a budgeting system aligned with your strategic goals: A budget serves as a roadmap, outlining expected earnings and expenditures and aiding in resource allocation, performance tracking and variance identification. Ensure your budget is both realistic and flexible, reflecting your agency's priorities and opportunities.
- Automate and streamline financial processes and reporting: This will minimise errors, delays and inefficiencies associated with manual or paper-based systems. You should leverage digital technology and tools to automate invoicing, receipts, statements and reporting to save time and resources.
- Überwache und steuere den Cashflow und das Working Capital, um die Liquidität zu erhalten und Wachstumsinitiativen zu unterstützen: Cash flow is the movement of money in and out of your agency. It is crucial to differentiate between the cash view and the profit and loss view, as they vary significantly for agencies, making them difficult to control. Working capital is the difference between your current assets and liabilities. Not all funds in the bank belong to you, and you may have generated revenues for which payment hasn’t been received yet.
- Track revenue progress: Understanding how much of the project has been completed and earned, even if payments haven’t been received, is vital. This helps in managing cash flow and ensuring accurate financial reporting.
- Führe interne Kontrollen und Richtlinien ein, die auf die Größe, die Komplexität und das Risikoprofil deiner Agentur zugeschnitten sind: Diese Kontrollen und Richtlinien schützen vor Betrug, Diebstahl, Fehlern und Unregelmäßigkeiten. Die Schulung des Personals spielt dabei eine entscheidende Rolle für die Einhaltung und das Verständnis der Richtlinien.
- Überprüfe und analysiere deine finanzielle Leistungsfähigkeit und die Ergebnisse: This helps to evaluate progress, identify strengths and weaknesses and inform decision-making. Employ financial statements, ratios, benchmarks and indicators to measure performance and compare results with objectives. This article wird ausführlich erläutert, wie wichtig die Analyse der finanziellen Leistung einer Agentur ist.
- Vergleiche deine finanziellen Leistungen und Ergebnisse mit Branchenstandards, um Verbesserungsmöglichkeiten und bewährte Verfahren zu ermitteln: Benchmarking measures and compares your financial performance and results with those of other similar organisations or industry standards.
- Seek external assistance when necessary to address financial challenges or opportunities. Seeking external assistance enhances financial control within your agency. Consulting with accounting and auditing professionals can often provide valuable insight.
Note: The best financial control strategies aim to ensure accountability, compliance, transparency and risk management. These strategies evolve continually to keep pace with changes in the economy and workplace.
Getting Started with NumberSquare
When it comes to execution, using the right tool will make a great deal of improvement to your financial strategies. With customised solutions and expert guidance, NumberSquare equips agencies, CFOs, CEOs and other stakeholders with the tools to navigate financial complexities confidently.
Seamlessly integrating into your existing strategies, we optimise financial transparency, resource allocation, financial planning and strategic decision-making.
NumberSquare steht bereit, deine finanziellen Ziele zu unterstützen, die Einhaltung von Richtlinien durchzusetzen und dir dabei zu helfen, deine finanziellen Ressourcen mit voller Kontrolle über alle Geschäftsausgaben zu investieren.
Häufig gestellte Fragen
What is the difference between accounting and controlling?
Accounting primarily focuses on recording, classifying and summarising financial transactions to generate financial statements and reports.
Controlling encompasses the analysis, planning and management of financial performance to optimise resources, mitigate risks and achieve strategic goals.
Für Agenturen, die ihr Finanzmanagement verbessern möchten, bietet NumberSquare maßgeschneiderte Lösungen, die Controlling-Funktionen nahtlos integrieren und so einen ganzheitlichen Ansatz für das Finanzmanagement gewährleisten.
How can agencies ensure continuous improvement in their financial controlling practices?
Um das Controlling kontinuierlich zu verbessern, müssen die Agenturen Innovation und Zusammenarbeit schätzen. Dies bedeutet eine häufige Evaluierung von Prozessen, das Einholen von Feedback von Interessenvertretern und die Einführung neuer Technologien zur Effizienzsteigerung.
Conclusion
In this article, we have covered tips and strategies that will help improve your agency’s financial control. Try out different strategies to find the ones that align with your goal.
